メールの基本

メールの宛先には To,CC,BCC の3種類があります。どれを選択しても入力したメールアドレス先に届きますが、それぞれには違いもあり誤った使用を行うと情報漏洩にもつながります。それぞれの違いを理解し正しく使い分けましょう。

ToとCCは、受け取った人全員にそれぞれのメールアドレスが見えます。BCCに送るはずだった人にCCで送ってしますと、その人に送信されたことが他の受信者から分かってしまいます。また、個人情報の漏洩を防ぐ目的でBCCにしたつもりがCCになっていると、他の受信者にメールアドレスを知られてしまってトラブルになるリスクがあります。十分に確認したのち、メールを送信しましょう。

件名は端的に具体的に書きます。具体的でない件名は受け取った人がメールの内容をすぐに理解できず、迷惑をかけてしまいます。
最悪の場合迷惑メールだと思われたり、ゴミ箱に移動されてしまったりします。
伝わりやすい件名にするには、以下の３つを気をつけましょう。
　①「いつの」「何の」用件で、「どうしたいのか」「どうしてほしいのか」がわかるようにする。
　②用件のポイントを最初に書いて、そのあとに詳細や補足事項を書いていく。
　③適切なところで改行したり、1行空けて段落を作るなど、見栄えにも注意する。

・悪い例
　「お願い」「お尋ね」「ご相談」「連絡」など

・良い例
　 ｢【ご挨拶】〇〇よりご紹介頂いた△△です｣「お打ち合わせ日程調整のお願い（〇/〇　〜〜社総務部向け）」「本日の打合せのお礼」など

添付ファイルは「ファイルサイズ」と「ファイル形式」の2点に注意します。

1,ファイルサイズは 2MB以下 にする。
　相手の受信環境によっては受け取れない場合があるため2MB以下にしておきましょう。万が一ファイルサイズが2MB以上になる場合は、
　先方に確認してから送付しましょう。

2,ファイル形式
　PDF化でき確認が目的である資料はPDFでの添付がベターです。

また、添付ファイルは「添付し忘れ」「誤送信」などが起こりやすくなります。誤った送付は、繰り返し送付する相手に失礼になってしまうだけでなく、添付ファイルには情報が多いため情報漏洩にもつながってしまいます。慎重に確認し送信しましょう。

本文の最初には必ず宛名を書きます。より丁寧な対応が必要となるメールにおいて宛名はより慎重にします。
以下の2つの基本事項に注意しましょう。
　①氏名を間違えない
　②「会社名 部署名 氏名 様」の順で宛名を記載（会社名もフルネームで記載）

また、CCを用いる場合に、CCの利用を強調する場合は（）を使って宛名の下に書き添えます。
大人数をCCに含めている場合には書き出す必要はありません。

　・例①　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　・例②（CCを含む）
　　—————————————　　　　　　　　　　　—————————————
　　株式会社〇〇　総合経理部　経理一課　〜〜〜様　　　　　　〇〇株式会社　監査部長　〜〜〜様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（CC：企画部　〜〜〜様）
　　—————————————　　　　　　　　　　　—————————————

宛名を記載後、挨拶と名乗りを書きます。
挨拶は相手の心証を良くするため、相手との関係や状況に応じて変えます。
名乗りは宛名と同様に「高校名 所属 氏名」としましょう。

　—————————————-
　メールの挨拶・名乗りの例
　・基本
　　「いつもお世話になっております。〇〇高校〇〇科の〇〇です。」
　・状況に合わせて
　　「お忙しいところ失礼いたします。〇〇高校〇〇科の〇〇です。」
　・初めての連絡
　　「初めてご連絡いたします。〇〇高校〇〇科の〇〇です。」
　・返信
　　「ご連絡いただき、誠にありがとうございます。」
　—————————————-

宛名を記載後、挨拶と名乗りを書きます。
挨拶：相手の心証を良くするため、相手との関係や状況に応じて変えます。
名乗り：宛名と同様に「高校名 所属 氏名」としましょう。

　—————————————-
　メールの挨拶・名乗りの例
　・基本
　　「いつもお世話になっております。〇〇高校〇〇科の〇〇です。」
　・状況に合わせて
　　「お忙しいところ失礼いたします。〇〇高校〇〇科の〇〇です。」
　・初めての連絡
　　「初めてご連絡いたします。〇〇高校〇〇科の〇〇です。」
　・返信
　　「ご連絡いただき、誠にありがとうございます。」
　—————————————-

メールでは結びの挨拶を添えます。結びの挨拶は相手の心証を変化させ、念押しや心遣いをすることもできます。
今後もお付き合いを続けていこうを思っていただけるよう挨拶を欠かさないようにしましょう。

　—————————————-
　結びの挨拶の例
　・基本
　　「何卒よろしくお願い申し上げます。」「引き続きどうぞよろしくお願いいたします。」
　・お願い
　　「お手数かとは思いますが、ご確認よろしくお願いいたします。」「お力添えのほど、よろしくお願いいたします。」
　・心遣い
　　「ご不明な点などございましたらお気軽にご連絡ください。」「ご多忙と存じますが、くれぐれもご自愛ください。」
　—————————————-

メールの署名とは、自分の氏名や所属、電話番号などの連絡先情報を記したもので本文の最後に付けます。
自分の身分や役割を伝えやすいだけでなく、長期的にコンタクトを取ってもらえるようにする工夫にもなります。

具体的に以下ような項目を記載します。
・学校名
・学年
・氏名（読み仮名）
・電話番号、メールアドレス

メールには返信と転送の２パターンの返し方があります。それぞれの特徴を正しく理解して使いましょう。

返信…
　　メールの送り主だけへの返信になります。件名には「Re:」がつきます。

全員に返信…
　　「全員に返信」を選ぶとCCに入っている人にもCCで送信することになります。どの範囲の人に情報を共有するか考えてから返信
　　しましょう。件名には「Re:」がつきます。

転送…
　　転送ではメールの内容をそのまま付けて、ToやCCに入っていない人に送るのが一般的です。メールを転送する理由を明記した上で送信
　　しましょう。転送の場合には「Fw:」「Fwd:」などがつきます。

◻︎To,CC,BCCを間違えていない
◻︎件名は端的に、具体的になっている
◻︎添付ファイルは2MB以下である
◻︎正しいファイルを添付している
◻︎宛名（特に氏名）を間違えていない
◻︎挨拶と名乗りを書いている
◻︎内容は要旨が先、詳細が後になっている
◻︎見やすいレイアウトになっている
◻︎結びの挨拶を書いている
◻︎署名を書き忘れていない

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