電話の基本

電話をかける際は「その組織の代表者である」という意識を持たなければなりません。例えば、あなたが法人に電話をかける時、あなたは相手の法人にとってはその学校の代表として見られるのです。あなたの印象が学校全体の印象となってしまうことを自覚しましょう。

もしもしは使わない

ビジネスの場面では「もしもし」を使わないのが一般的です。もしもしの代わりに以下の言葉を使いましょう。
かかってきた電話に出る時
「お電話ありがとうございます。」「はい、〇〇高校の〜〜でございます。」
こちらから電話をする時
「お世話になっております」「お忙しいところ失礼します」

正しい敬語を使う

顔の見えない電話では、不適切な敬語を用いると相手に不快な思いをさせてしまうかもしれません。正しい敬語を用いて話しましょう。
敬語一覧サイト　https://www.evojob.com/column/detail/207.html（外部リンク）

万全な準備をする

用件や履歴などをメモに残せるよう、電話のそばには常にメモ用紙と筆記用具を置いておくようにしましょう。そして、電話で何を伝えたいのか、どのようなことに気をつけなければならないのか自分なりにまとめて手元に置いておきましょう。

かける時のマナー

電話をかける時間帯に注意する

忙しいと想像できる時間帯などは避けるのが大前提です。始業前、週明けの午前中、お昼休憩、先方の業務時間外などはできるだけ避けるようにしましょう。

どうしてもかける必要がある場合は、最初にひとこと言い添えるのが礼儀です。
始業前にかける場合
「朝早くおそれいります。〇〇高校のの〜〜と申します」
終業後にかける場合
「夜分におそれいります。〇〇高校の〜〜と申します」

はっきりと名乗る

電話がつながったら、まずは自分の会社名と名前を名乗ります。
「いつもお世話になっております。〇〇高校の〜〜と申します。ただいま、お時間いただいてよろしいでしょうか」
話が長くなりそうな場合→あらかじめ「〇〇の件でお話をしたのですが、〇〇分ほどお時間いただいてよろしいでしょうか」などと確認しましょう。

取り次ぎをお願いする時
「いつもお世話になっております。〇〇高校の〜〜と申します。〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」
担当者へ取り次いでもらった時
話したい相手が電話に出たら、もう一度、名乗ってから用件を話し始めましょう。

伝言を残す

話したい相手が不在の場合は、帰社時間を確認して、改めて電話する旨を伝えます。
簡単な用件であれば、伝言をお願いしましょう。

担当者が不在の場合
「お戻りは何時頃でしょうか？」
「それでは、こちらから改めてご連絡を差し上げます」
伝言をお願いする場合
「〇〇様に〇〇高校の〜〜から電話があったことをお伝えください」
念のため、電話口に出てくれた方の名前を確認しておくと安心です。

電話の切り方

電話はかけた人から切るのが基本マナーです。
話が終わったら「お忙しい中、ありがとうございました」など、お礼を述べてから電話を切ります。お礼を述べてから数秒後に電話を切るようにしましょう。