電話の基本

電話をかける際は「所属する組織の代表である」という意識を持たなければなりません。例えば、あなたが誰かに電話をかける時、相手にとってあなたは通っている学校の代表者として見られます。あなたの印象が学校全体の印象となってしまうことを自覚しましょう。

ビジネスの場面では「もしもし」を使わないのが一般的です。もしもしの代わりに次の言葉を使いましょう。
　・かかっていた電話に出る時　→「お電話ありがとうございます。」「はい、〇〇高校の〜〜でございます。」
　・こちらから電話をするとき　→「お世話になっております。」「お忙しいところ失礼します。」

先方の声や内容が聞き取りにくかった場合も、うやむやにせずきちんと確認するようにしましょう。
聞き返すことより、社名や名前を間違えることの方が失礼に当たります。
「おそれいります。少しお電話が遠いようですので、もう一度お願いいたします。」などと言って聞き返しましょう。

電話は相手の顔をみることができないため、不適切な敬語を用いると相手に不快な思いをさせてしまうかもしれません。
正しい敬語を用いて話すことを心がけましょう。

要件や履歴などをメモに残せるよう、電話をする際にはメモ用紙と筆記用具を近くに用意しておきましょう。
そして、電話で何を伝えたいのか、どんなことに気をつけるか自分なりにまとめて手元に置いておきましょう。

電話をかける時のマナー

忙しいと想像できる時間帯などを避けるのが大前提です。始業前、週明けの午前中、お昼休憩、先方の業務時間外などはできるだけ避けるようにしましょう。どうしてもかける必要がある場合は、最初にひとこと言い添えるのが礼儀です。
　・始業前にかける場合→「朝早く恐れ入ります。〇〇高校の〜〜と申します。」
　・終業後にかける場合→「夜分に恐れ入ります。〇〇高校の〜〜と申します。」

電話がつながったら、まず自分の学校名と名前を名乗ります。
「いつもお世話になっております。〇〇高校の〜〜と申します。ただいま、お時間いただいてもよろしいでしょうか。」
　・話が長くなる場合→あらかじめ「〇〇の件でお電話したのですが、〇分ほどお時間いただいてもよろしいでしょうか」
　　などと確認しましょう。

先方の電話口が担当者ではなかった場合、取次ぎといって担当者に変わっていただくなどの対応をお願いしましょう。
「いつもお世話になっております。〇〇高校の〜〜と申します。△△様はいらっしゃいますでしょうか」
・担当者がいる場合
　担当者が電話に出たら、もう一度名乗ってから要件を話し始めましょう。(2,はっきりと名乗るを参考に）
・担当者が不在の場合
　帰社時間を確認して、改めて電話する旨を伝えます。簡単な要件であれば伝言をお願いしましょう。
　・帰社時間を確認する→「お戻りは何時頃でしょうか？」「それでは、こちらから改めてご連絡を差し上げます。」
　・伝言を残す→「伝言をお願いできますでしょうか？△△様に〜〜とお伝えください」
　　　　　　　　「△△様に〇〇高校の〜〜から電話があったことをお伝えください」

電話はかけた人から切るのが基本マナーです。話が終わったら「お忙しい中ありがとうございました」などお礼を述べてから電話を切ります。
お礼を述べてから数秒後に電話を切るようにしましょう。

電話に出る時のマナー

先方の会社名と名前、要件は必ずメモを取るようにします。確認のために復唱するとベストです。
　復唱例：「〇〇会社の〜〜様ですね。いつもお世話になっております。」

先方よりいただいた電話に十分な対応ができない場合は、折り返し電話をする旨を伝えます。
　・調べ直して電話をする場合
　　→「お調べするのに時間がかかりますので、かけ直しさせていただいてもよろしいでしょうか」
　・個人情報を聞かれた場合
　　→「申し訳ございません。確認をして必要な場合は折り返しご連絡いたします。」
　　　先方より急を要するためと個人情報を求められる場合もあるかもしれません。
　　　その場合は上記のようにお伝えし、個人情報は容易に伝えないようにしましょう。

「おそれいります。お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」と言ってお聞きしましょう。
お名前がわからないと、その後のやり取りに影響が生じます。

このページの記載内容は以下のサイトを参考にしています。